حساب و مجوز مشخص
هر کارمند با حساب خودش وارد می‌شود. نقش و محدودهٔ شعبه تعیین می‌کند چه اطلاعات و عملیاتی در دسترس او باشد؛ داشتن شمارهٔ مشترک یا پروندهٔ هنرجویی، مجوز ورود به پروندهٔ دیگری نیست.
اطلاعات آموزشگاه باید قابل پیگیری بماند.
کارمند باید بتواند کار مجازش را انجام دهد و مدیر بتواند دسترسی و سابقهٔ تغییر را بررسی کند.
سابقهٔ تغییر
اصلاحات حساس با مسئول و سابقه ثبت می‌شوند. اصلاح ترم و رسید باید از مسیر مربوط انجام شود تا اثر آن بر پرونده و جلسات قابل بررسی بماند.
خروجی مدیر
مدیر آموزشگاه از مسیر «خروجی اطلاعات» بستهٔ CSV و JSON همراه راهنمای ارتباط رکوردها دریافت می‌کند. این مسیر به معتبر بودن اشتراک وابسته نیست.
هنگام پایان اشتراک
پس از ۷ روز مهلت، ثبت تغییرات محدود می‌شود؛ مشاهده، خروجی و تمدید باز می‌ماند. پایان اعتبار موجب حذف خودکار اطلاعات نمی‌شود. جزئیات حقوقی نگهداری و پشتیبانی باید در شرایط نهایی خدمت خوانده شود.
شرایط مدت و قیمت